Лисянська районна державна адміністрація

Офіційний портал

Четвер, 29 вересня 2016 16:57

Відділ документообігу та контролю апарату райдержадміністрації

Місце знаходження:

смт Лисянка, пл. Миру, 27, 2 поверх

Телефон: 6-21-45

e-mail : vdkrda@gmail.com 

 

 

Структура відділу:

діловод – Книш Віктор Васильович

провідний документознавець – Фесай Юлія Ігорівна

секретар керівника – Руда Ірина Миколаївна

Положення про відділ

 Загальні засади

  1. Відділ документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрації) і підпорядковується голові райдержадміністрації, заступнику голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації.
  2.  Відділ створено з метою забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті відповідно до вимог чинного законодавства, для здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, районної державної адміністрації, надання методичної допомоги структурним підрозділам райдержадміністрації з організації ведення діловодства та контролю, перевірок роботи структурних підрозділів районної державної адміністрації.
  3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної та районної адміністрації, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, інструкцією з діловодства в апараті райдержадміністрації, Регламентом районної державноїадміністрації,Положенням про апарат райдержадміністрації і цим Положенням.
  4. Діяльність відділу здійснюється на основі щорічних і квартальних планів роботи, затверджених керівником апарату райдержадміністрації.
  5. Структура, чисельність працівників та штатний розпис відділу встановлюється та затверджується головою районної державної адміністрації.
  6. Відділ у своїй діяльності використовує печатки без зображення Державного Герба України: “Україна Лисянська районна державна адміністрація Черкаської області Відділ документообігу та контролю”,“Україна Лисянська районна державна адміністрація Черкаської області Для пакетів” та штампи: “Лисянська районна державна адміністрація         Вхідний №”, “Лисянська районна державна адміністрація Вихідний №”, “Лисянська районна державна адміністрація”, “Підлягає поверненню”, “Взято на контроль”, “Україна Лисянська районна державна адміністрація Черкаської області 19300 смт Лисянка, пл. Миру, 27 тел. 6-21-45”

 Основні завдання і функції відділу

 

Відділ відповідно до покладених на нього функцій:

організовує єдиний порядок документування і роботи з документами в апараті райдержадміністрації;

приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, отриману з обласної державної адміністрації за допомогою системи електронного документообігу з використанням модуля “Клієнт”, а також внутрішню документацію апарату райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде реєстраційну, контрольну і довідкову картотеку;

разом з організаційним та іншими відділами апарату забезпечує організаційно-технічну підготовку колегії райдержадміністрації, а також нарад та інших заходів, що проводяться головою райдержадміністрації;

формує та веде електронну базу виданих розпоряджень райдержадміністрації;

протоколює та оформляє протоколи засідань;

здійснює друкування і розмноження розпоряджень райдержадміністрації, інших службових документів, своєчасне доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з документів, завіряє їх;

складає зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ райдержадміністрації;

організовує роботу архіву апарату відповідно до Закону України “Про національний архівний фонд і архівні установи”, бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ райдержадміністрації;

проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації та надає їм практичну та методичну допомогу;

забезпечує провадження та контролює дотримання в райдержадміністрації вимог Інструкції з діловодства, регламенту;

забезпечує культуру діловодства, дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу в апараті райдержадміністрації, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників відділів та управлінь райдержадміністрації, які займаються діловодством;

готує проекти розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

забезпечує якісну підготовку усіх документів державною мовою;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує роботу з розгляду пропозицій, заяв і скарг, одержаних поштою та на особистому прийомі голові райдержадміністрації, організовує прийом громадян, інформує голову райдержадміністрації про характер звернень громадян;

реєструє та веде облік звернень громадян, веде облік оперативної та підсумкової статистики звернень;

забезпечує функціонування гарячої телефонної лінії голови райдержадміністрації, реєстрація та облік звернень громадян, отриманих під час роботи гарячої телефонної лінії голови райдержадміністрації;

організовує роботу комісії з питань розгляду звернень громадян райдержадміністрації.

Відділ здійснює контрольні функції:

веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами та роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів обласних та районних рад;

перевіряє виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;

готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступників та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників, відповідно до розподілу обов'язків, керівника апарату райдержадміністрації про неможливість їх додержання;

вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії райдержадміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.

 

 Права відділу та відповідальність

 

Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, має право:

одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в районі та органів місцевого самоврядування;

вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;

вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації;

за згодою керівника апарату повертає управлінням, відділам та іншим службам райдержадміністрації, виконкомам сільських рад документи на проекти документів, підготовлені з порушенням вимог єдиної державної системи діловодства;

здійснювати за дорученням керівництва райдержадміністрації перевірки стану організації діловодства та здійснення контролю в управліннях, відділах райдержадміністрації, виконкомах сільських рад;

контролювати правильність оформлення та використання документів в апараті;

брати участь у розробленні та впровадженні в райдержадміністрації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису;

одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

Працівники відділу несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами й цим Положенням.

 

Структура відділу

 

Відділ очолює начальник, який призначається і звільняється з посади головою районної державної адміністрації відповідно до Закону України “Про державну службу”.

Начальник відділу безпосередньо підпорядковується керівнику апарату райдержадміністрації.

На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи на державній службі або в органах місцевого самоврядування не менше двох років, або в інших сферах управління не менше трьох років.

Начальник відділу:

керує роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання поставлених перед відділом завдань, забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи відділу;

розробляє проект Положення про відділ;

розподіляє обов’язки між працівниками відділу та подає їх на затвердження керівника апарату;

подає згідно з чинним законодавством пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників райдержадміністрації з питань діловодства;

вносить на розгляд керівника апарату пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу;

візує проекти розпоряджень (доручень) голови районної державної адміністрації;

забезпечує удосконалення форм і методів роботи працівників, підвищення їх ділової кваліфікації.

виконує інші обов’язки, покладені на нього керівником апарату районної державної адміністрації.

До складу відділу входять: начальник, спеціаліст, провідний документознавець, діловод, секретар керівника.

На період тривалої відсутності начальника відділу у разі відпустки, хвороби, відрядження, спеціаліст відділу заміщає начальника відділу.

Працівники відділу призначаються головою районної державної адміністрації на підставі рішення конкурсної комісії райдержадміністрації.

Працівники відділу зобов’язані дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, техніки безпеки, охорони праці, сумлінно і вчасно виконувати доручення начальника відділу, відповідно до посадових обов’язків.

Матеріально-побутові, соціальні та інші трудові права забезпечуються працівникам відповідно до чинного законодавства.

Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, а також з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади в районі та органами місцевого самоврядування.

 

 

 

Прочитано 1122 раз Остання зміна П'ятниця, 26 травня 2017 10:05
  • Шановні відвідувачі сайту !
    Шановні відвідувачі сайту !

    Щиро вітаю вас на офіційному веб-сайті Лисянської районної державної адміністрації!

    Один з основних принципів сучасного громадянського суспільства - інформаційна відкритість. Тому ми ставимо перед собою чіткі завдання щодо забезпечення прозорості у своїй роботі, відповідальності та звітності перед громадою, забезпечення права громадян на одержання достовірної, об'єктивної і повної інформації про події у районі.

    Read more...

|||

Лисянська районна державна адміністрація
19300, смт Лисянка, пл. Миру, 27
тел.: 6-21-45,  e-mail: mail@lysyankarda.gov.ua, rda.lysk@gmail.com